Privatlivspolitik for Skanderborg-Hørning Fjernvarme

1. Vi er den dataansvarlige – hvad betyder det?

Som leverandør af fjernvarme til vores kunder tager vi din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med levering af fjernvarme og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

2. Hvordan kontakter du os?

Skanderborg-Hørning Fjernvarme er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Kontaktoplysninger:

Skanderborg-Hørning Fjernvarme A.m.b.a.

Danmarksvej 18B

8660 Skanderborg

CVR: 37949019

Telefonnr.: 87932929

Kontaktperson: Karina S Hansen

Mail: info@skfj.dk – skriv ”Privatlivspolitik” i emnefeltet

Website: www.skfj.dk

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med opfyldelse af vores aftale om levering af fjernvarme jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 b) og andre lovlige forretningsmæssige formål. Derudover indhenter vi måleroplysninger i medfør af art. 6 stk. 1 b), e) og f) for at driftsoptimere vores ydelser og for at sikre dig en så effektiv og billig levering af fjernvarme som mulig.

4. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, målernummer, målerdata, lokationsdata fra internettet, mobil, GPS og billeder taget af installationer m.m. for at opfylde vores aftale med dig om levering af fjernvarme. Vi bruger dit telefonnummer og e-mailadresse for at kunne kontakte dig fx hvis vi skal reparere ledninger, udskifte målere, underrette om brud m.m.

I forhold til enkelte af vores kunder kan det være nødvendigt at opbevare helbredsoplysninger, der er følsomme personoplysninger – fx hvis vi skal være helt sikre på at underrette dig, hvis der afbrydes for fjernvarmen. Du bedes selv sørge for, at vi er underrettet, hvis vi skal tage særlige hensyn til dig. Hvis vi skal opbevare dine helbredsoplysninger, så vil vi anmode dig om et skriftligt samtykke til dette.

Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige, for at levere så effektiv og billig fjernvarme til dig som muligt.

5. Vi overlader dine personoplysninger til

Medarbejdere ved Skanderborg-Hørning Fjernvarme for hvem det er relevant at få adgang til dine personoplysninger, for at de kan udføre deres arbejde.

Vi videregiver dine data til samarbejdspartnere som fx EDB-selskaber, der står for opkrævning af varme, målerregistrering m.m. Kommer du i restance med betaling af varme, kan vi videresende dine oplysninger til advokat eller inkassobureau, SKAT og fogedret.

6. Vi beskytter dine personoplysninger

Vi har indført passende tekniske, fysiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang.

Internt i virksomheden har vi funktionsopdelte opgaver, adgangsbegrænsede systemadgange, en etableret politik for håndtering af persondata samt fokus på løbende at forbedre eksisterende procedurer.

Hvis der er krav om, at vi indgår databehandleraftaler med eksterne samarbejdspartnere, så har vi indgået databehandleraftaler. Dette betyder, at disse parter også overholder lovgivningen om personoplysninger. Vi indhenter ikke dit samtykke til at overlade dine personoplysninger til en databehandler, eller hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger, fx som led i indberetning til en myndighed.

Vi har eksempelvis indgået aftaler med følgende samarbejdspartnere:

• Udbyderen af vores økonomisystem
• En ekstern IT-administrator
• Vores leverandør af målere
• Vores samarbejdspartner der underretter dig via sms i forbindelse med evt. brud på fjernvarmen, lukninger m.m.

Derudover indgår vi fortrolighedsaftaler med f.eks. VVS-firmaer eller lignende, der får oplyst vores kunders navn, adresse m.m. i forbindelse med at de udfører en opgave for os. Vi har på forhånd sikret, at de og deres medarbejdere overholder reglerne om persondata.

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til kommerciel markedsføring af produkter fra 3. mand m.m.

7. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Vi overfører ikke data til tredjelande eller internationale organisationer.

8. Hvor har vi dine personoplysninger fra?

Vi indhenter dine personoplysninger fra dig selv, men vi får også personoplysninger fra f.eks. målerselskaber. Vi kan også modtage oplysninger fra offentlige myndigheder, ejendomsmæglere m.m.

9. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe som aftaleforholdet mellem Skanderborg-Hørning Fjernvarme og dig eksisterer. Ophører du med at være kunde hos Skanderborg-Hørning Fjernvarme, sletter vi dine personoplysninger tidligst efter indeværende år + 5 år jf. Bogføringsloven, men det forekommer også at enkelte dokumenter bibeholdes i vores elektroniske arkiv på adressen det vedrører. Fx er en tilslutningsaccept afgørende for vores etablering af fjernvarmelevering på en adresse, idet den første kunde på adressen, når denne med underskrift siger ja til en aftale om fjernvarmelevering, faktisk også accepterer fjernvarmelevering for de efterfølgende beboere på adressen. De efterfølgende beboere sender vi ved indflytning et velkomstbrev der beskriver hvorledes kundeforholdet er overdraget til den nye beboer. Der er på tilslutningsaccepten desuden noteret forskellige informationer vedr. tilslutningsbidrag, der er væsentlige som dokumentation for os.

10. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Vi gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering.

11. Retten til at trække samtykke tilbage

Vi anvender som udgangspunkt ikke samtykke i forbindelse med levering af fjernvarme fra Skanderborg-Hørning Fjernvarme. Skulle du have givet samtykke til os til noget ud over levering af fjernvarme, så har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår i punkt 1.

12. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

• Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

• Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

• Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

• Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

13. Klage til Datatilsynet

Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt selskab, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.